1. AMAÇ:
Çalışanlarımızın görevlerini ifa ederken ellerine geçen ya da bilgileri dahiline giren tüm Kişisel Verileri (aşağıdaki tanımlara bakınız) gizli tutmalarını ve yürürlükte bulunan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Bundan böyle KVKK olarak anılacaktır.) ve hukuki dayanağını ondan alan ikincil mevzuat ile Kişisel Verileri Koruma Kurulunun almış olduğu kararlara uymalarını sağlamak amacıyla tasarlanmış ve çıkartılmış bulunmaktadır.
2. KAPSAM:
Bu prosedür kapsamını müşterilerimizin, potansiyel müşterilerimizin, çalışan adaylarımızın, şirket hissedarlarının, şirket yetkililerinin, ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkililerinin ve diğer üçüncü kişilerin otomatik yollarla ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verileri oluşturur. Çalışanlarının kişisel verilerinin korunması ve işlenmesine ilişkin hususlar ise Kişisel Veri Saklama, İşleme Ve İmha Prosedürü kapsamına ilişkin olarak uygulanır.
3. KISALTMA ve TANIMLAR:
Kişisel Veri: İsim, adres, telefon numarası, e-posta adresi veya benzeri kimlik bilgileri gibi Veri Süjesiyle ilgili her türlü bilgi anlamına gelir.
Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kişisel sağlık verisi: Kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişinin fiziksel ve ruhsal sağlığına ilişkin her türlü bilgi ile kişiye sunulan sağlık hizmetiyle ilgili bilgiler.
Müşteriler/ Müşteri Adayları: Herhangi bir sözleşmesel ilişki olup olmadığına bakılmaksızın Say A.Ş. tarafından yürütülen faaliyetler kapsamında iş ilişkileri dolayısıyla kişisel verileri elde edilen gerçek kişiler.
Özel Nitelikli Kişisel Veriler: Bir kişinin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.
Üçüncü Kişiler: Prosedürde tanımlanmamış olmasına rağmen işbu Prosedür çerçevesinde kişisel verileri işlenen tedarikçi, mağdur, aile bireyleri vb. dâhil fakat bunlarla sınırlı olmamak üzere diğer gerçek kişiler.
VERBİS: Veri sorumluları (Say A.Ş.) veri sicil bilgi sistemi
Veri İrtibat Kişisi: Kişisel verileri koruma kurumu ile kurulacak iletişim için Say A.Ş. Yönetim Kurulu tarafından VERBİS'e kayıt esnasından bildirilen gerçek kişi.
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
Ziyaretçiler: Say A.Ş.'nin fiziksel tesislerine çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerini ziyaret eden gerçek kişiler.
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
Kişisel Verilerin Korunması ve Kullanılması Aydınlatma Metni
5.1 KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İŞLEME FAALİYETLERİ
İş faaliyetleri sırasında çalışanlarımız, iş bu prosedürde öngörülmüş usullerle toplamakta, işlemekte ve saklamakta ve imha etmektedir.
Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.
5.1.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar
KVKK'nın 3.(üçüncü) maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış 4.(dördüncü) maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 (beş) ve 6.(altıncı) maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.
Buna göre, kişisel veriler, Say A.Ş. iş faaliyetleri çerçevesinde ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarına uygun ve işbu prosedürün 5.8 maddesinde belirtilmiş olan sürelerde saklanır.
5.1.2 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler
Say A.Ş., iş faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen sürelere uygun olarak muhafaza eder. Bu kapsamda kişisel veriler;
- 6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu
- 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
- 5651 Sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun
- 6361 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
- 6305 Sayılı Afet Sigortaları Kanunu
- 6102 Sayılı Ticaret Kanunu
- 4857 Sayılı İş Kanunu
- 2918 Sayılı Karayolları Trafik Kanunu
- 6502 Sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun
- İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik
Bu kanunlar uyarınca, yürürlükte olan ikincil düzenlemeler ve bunlarla sınırlı olmamak üzere; Say A.Ş.'nin uyması gereken mevzuat ve idari düzenlemeler uyarınca öngörülen saklama süreleri boyunca kişisel veriler saklanmakta ve işlenmektedir.
5.1.3 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları
Kişisel veriler Say A.Ş. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Yönetmeliğinde detaylandırılmış bulunan ve aşağıda sıralanmış amaçlarla saklanmaktadır:
- Kurumsal iletişimi sağlamak,
- Kurum güvenliğini sağlamak,
- İstatiksel çalışmalar yapabilmek,
- Reklam ve kampanya süreçlerinin yürütülmesi,
- Satış ve pazarlama: Çalışanlar, müşteri ile ticari faaliyetlerin yürütülmesi kapsamında sipariş açma, fatura oluşturma, müşteri şikayetleri ve müşteri memnuniyeti süreçlerinde müşteriler hakkında Kişisel Verileri işbu prosedürde anılmış şartlarla toplayabilir, işleyebilir ve aktarabilirler.
- İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek: Çalışanlar, iş başvuruları, Say A.Ş. çalışanlarının işe alınması, ücretleri, yan hakları ve bağlantılı konular, çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi, insan kaynakları süreçlerinin planlanması, iş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi gibi kişisel verileri mevcut yasalar çerçevesinde toplayabilir, işleyebilir ve aktarabilirler.
- Tedarikçiler: Birlikte çalışılacak, hizmet alınacak herhangi bir şahıs şirketi olması durumunda yetkili gerçek kişinin verileri toplanabilir, işlenebilir ve aktarılabilir.
- Yetkili servis başvurusu ve yetkili servis sözleşmeleri kapsamında ilgili süreçlerin yürütülmesi,
- Say A.Ş. ile iş ilişkisi bulunan gerçek/tüzel kişilerle irtibat sağlamak,
- Yasal raporlamalar yapmak,
- İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü
5.1.4 İmhayı Gerektiren Sebepler
Kişisel veriler;
- İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
- İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
- Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
- Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Say A.Ş. tarafından kabul edilmesi,
- Say A.Ş.'nin, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya KVKK da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyette bulunması ve bu talebin Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından uygun bulunması,
- Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması, durumlarında, Say A.Ş. tarafından ilgili kişinin talebi üzerine ya da silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
5.2 KAYIT ORTAMLARI
Kişisel veriler Say A.Ş. tarafından Tablo 1'de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak ve güvenli bir şekilde saklanır.
Tablo 1: Kişisel veri saklama ortamları
|
Elektronik Ortamlar |
Elektronik Olmayan Ortamlar |
| 1. Yazılımlar - Server, - Netsis, 2. Güvenlik duvarı : Draytek Security Firewall 3. Antivirüs: AVG business 4. Kişisel bilgisayarlar 5. Cep telefonları 6. Tabletler 7. Optik diskler. 8. Kamera kayıt sistemleri 9. Ses kayıt sistemleri 10. Yazıcılar 11. Fotokopi makinaları |
(1) Manuel veri kayıt ortamları |
5.3 KİŞİSEL VERİ İŞLEME KOŞULLARI
Kişisel verilerin bu prosedüre ve Say A.Ş. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Yönetmeliğine uygun olarak işlenebilmesi ve kullanılabilmesi için, Veri Kişisine işleme faaliyetlerine dair aydınlatma yapılması, Kişisel Verilerin işlenmesi konusunda izin istenmesi ve Veri Kişisinin açık rızasının alınması gerekir.
Bu amaçla çalışanlarımız tarafından, onaylanan formlar, sözleşmeler, açık rıza metinlerine göre çalışılmalıdır.
Ancak aşağıda sayılan istisnalardan birinin söz konusu olması halinde Veri Kişisinden açık rıza alma şartı uygulanmamalıdır:
· Kişisel Verileri işlemenin, Veri Kişisinin de taraf olduğu bir sözleşmenin ifası ve uygulanması için ya da bir sözleşmeye girmeden önce Veri Kişisinin talebi üzerine gerekli adımları atmak için zorunlu olması halinde,
· Kişisel Verileri işlemenin bir kanuni yükümlülüğe uymak için zorunlu olması halinde,
· Kişisel Verileri işlemenin bir kamu otoritesinin ya da resmi makamın yetkileri dahilindeki bir görevin ifası için gerekli olması halinde,
· Kamuya açık olan genel bilgilerin, yoruma dayanan bilgilerin ve/veya istatistik veri ve bilgilerinin işlenmesi halinde.
5.3.1 Veri Sorumlusu Olarak Say A.Ş. Aydınlatma Yükümlülüğü
Veri Sorumlusu olarak işbu prosedürün 5.5 maddesinde anıldığı şekilde Kişisel Verilerin işlenmesi için her zaman Veri Kişisinden açık rıza alınması şartı bulunmasa dahi, Say A.Ş.'nin her zaman Veri Kişilerine aşağıdaki konularda bilgi verme yükümlülüğü bulunmaktadır:
- Veri Sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
- Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
- İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
- Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
- İşbu prosedürün 5.5. maddesinde sayılmış Veri Kişisinin diğer hakları.
Say A.Ş., kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda web sitesinde Aydınlatma metni yayınlamıştır. Say A.Ş. zaman zaman iş süreçlerinin yürütülmesi, iletişim sağlanması amaçlarıyla tedarikçilerinin kişisel verilerine ihtiyaç duyabilir. Bu durumda sözü edilen tedarikçiye karşı Say A.Ş.'nin aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesini teminen ilgili Say A.Ş. yetkililerinin Tedarikçi Açık Rıza Ve Aydınlatma Metni Sözleşmesi göndermesi mümkündür.
5.3.2 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin işlenmesinde Uyulacak Kurallar:
İş kanunları ve mevzuatından doğan belirli hakların kullanılması veya belirli yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlarıyla gerekli olmadıkça ve bu prosedür başta olmak üzere yürürlükteki sair mevzuat gereğince izin ve yetki verilen durumlar haricinde, Özel Nitelikli Kişisel Veriler işlenmeden önce bu verileri işlemek için ilgili kişinin açık izin ve rızasını mutlaka ve daima almak gerekir.
5.3.3 Çalışanların ve Çalışan Adaylarının Kişisel Verilerinin İşlenmesinde Uyulacak Kurallar
Çalışanlara ait Özel Nitelikli Kişisel Veriler de dahil olmak üzere Kişisel Verilerin İş Kanunu ve diğer ilgili mevzuat uyarınca yahut Say A.Ş. tarafından belirlenen başka amaçlarla işlenebilmesi için, halihazırda Say A.Ş. çalışanı bulunan kişilere KVKK Personel Bilgilendirme ve Muvafakatname'nin imzalatılması suretiyle aydınlatma ve açık rıza temini yükümlüğünün yerine getirilmesi gerekmektedir.
Hali hazırda Say A.Ş. çalışanı durumunda bulunmayan, işe alım süreci olumlu şekilde tamamlanacak olan kişilere ilişkin kişisel verilerin işlenebilmesinin için, ilgili kişiye imzalatılacak olan iş sözleşmesine İş Sözleşmesine Eklenecek Kişisel Veri Koruma Maddesinin eklenmesi ve iş sözleşmesinin bu haliyle imzalanması suretiyle aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi mümkündür.
5.3.4 Müşterilere Ait Kişisel Verilerin Pazarlama Amaçlarıyla İşlenmesi ve Kullanılmasında Uyulacak Esaslar
Müşterilerin kişisel verilerini doğrudan veya dolaylı olarak pazarlama yapmak maksadıyla toplanması ve işlenmesi için, kişisel verilerin toplanmasından önce Veri kişisi müşterinin açık rızasının alınmış olması gerekir. Bunun haricinde Veri Kişilerine ticari iletişim kurulması rızasından vazgeçme imkanlarının hem alınacak rıza sırasında hem de her iletişimde sağlanması gerekir.
5.3.5 Görevi Gereği Kişisel Veri İşleyen Çalışanların Özel Olarak Dikkat Etmesi Beklenen Hususlar
Görevlerinin bir gereği olarak ve görevleri esnasında, Say A.Ş. adına Kişisel Verileri işlerken, çalışanlarımızın işbu prosedürde yer alan hususların yanı sıra aşağıda sayılan hususları gözetmeleri beklenmektedir:
- Kişisel Verilerin Veri Koruma Mevzuatına uygun bir şekilde, meşru yollarla ve adil bir biçimde işlenmesi gerekir.
- Kişisel Verilerin sadece izin verilen ve açıklanan yasal amaçlar için işlenmesi gerekir.
- Veri Kişisine açıklamayan veya meşru olmayan bir amaç için kesinlikle veri işlenmemesi ve saklanmaması gereklidir.
- Kişisel Verilerin işlenme amacı için yeterli olması, bu amaçla ilişkili ve bağlantılı olması ve işlenme amacına kıyasla aşırı miktarda veya sayıda olmaması gerekir.
- Kişisel Verilerin doğru ve gerçek olması ve gerektiğinde güncellenmesi gerekir.
- Herhangi bir amaçla işlenen ve kullanılan Kişisel Verilerin bu amaç için gerekli olan süreden daha uzun bir süreyle tutulmaması ve saklanmaması gerekir.
5.3.6 Görevi Gereği Özel Nitelikli Kişisel Veri İşleyen Çalışanların Uyması Gereken Kurallar
Görevlerinin bir gereği olarak ve görevleri esnasında Say A.Ş. adında Özel Nitelikli Kişisel Veri işlemekte olan çalışanların işbu prosedürün diğer maddeleri ve 5.3.6. maddede sözü edilen hususları gözetmelerinin yanı sıra KVKK mevzuatı uyarınca SZ-SAY-02 Gizlilik Sözleşmesini imzalamaları gerekmektedir.
5.3.7 Kişisel Verilerin Transferi ve Devri Gerçekleştirirken Uyulması Gereken Kurallar
Çalışanlarımız, bu prosedürde belirlenen koşullar haricinde herhangi bir üçüncü kişiye veri transfer etmeyeceklerdir.
Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kişisel Verilerin Korunması Kanununu uyarınca yeterli önlemler çerçevesinde olmak üzere Say A.Ş. tarafından teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.
5.4.1 Teknik Tedbirler
Say A.Ş. tarafından işlenmekte olan kişisel veriler bakımından alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:
5.4.2 İdari Tedbirler
Say A.Ş. tarafından işlenmekte olan kişisel verilere ilişkin olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:
Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
Kurum içi periyodik ve / veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.
5.5 VERİ KİŞİLERİNİN HAKLARI
Say A.Ş. tarafından kişisel verileri işlenmekte olan veri süjeleri Say Endüstriyel'e başvurarak kendisi ile ilgili;
Kişisel Verilerin doğrudan, pazarlama çabalarının bir parçası olarak toplandığı durumlarda, Veri Kişisi, kendisine ait Kişisel Verilerin üçüncü şahıslara verilmesine veya pazarlama amaçlarıyla kullanılmasına itiraz etme hakkına ya da Kişisel Verileri üçüncü şahıslara verilmeden veya pazarlama amaçlarıyla kullanılmadan önce durumun kendisine bildirilmesini talep etme hakkına sahiptir.
5.6 GÜVENLİK KOŞULLARI
Say A.Ş. çalışanları, Kişisel Verileri kazayla veya yasadışı bir şekilde imha olma, kaybolma, tahrif edilme, yetkisiz ifşa veya yetkisiz erişim risklerine (Güvenlik Olayı) karşı koruma amacıyla aşağıdaki de dahil tüm makul güvenlik önlemlerini alırlar;
Kişisel Verileri korumak için alınan güvenlik tedbirleri periyodik olarak denetlenmektedir. Böylelikle kişisel verilerin korunması için ilave güvenlik tedbirlerine veya prosedürlerine ihtiyaç olup olmadığı tespit edilir.
5.7 KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ
İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Say A.Ş. tarafından (periyodik imha süreleri) veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.
Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel veriler Tablo-2 de verilen yöntemlerle silinir.
Tablo 2: Kişisel Verilerin Silinmesi
|
Veri Kayıt Ortamı |
Açıklama |
|
Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler |
Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır. |
|
Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler |
Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veri tabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. |
|
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler |
Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır. |
|
Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler |
Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır. |
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Tablo 3 : Kişisel Verilerin Yok edilmesi
|
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler |
Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir. |
|
Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler |
Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir. |
Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.
5.8 VERİ TÜRLERİNE GÖRE SAKLANMA VE İMHA SÜRELERİ
Aşağıdaki tabloda belirtilen verilerin ilgili muhafaza süreleri boyunca muhafaza edilmesinden, departman yöneticileri sorumludur.
Departman yöneticilerinin takibinden sorumlu olduğu Say A.Ş. periyodik imha süresi 1 yıl olarak belirlenmiştir. Departman yöneticileri bu sürelere uygun olarak imhaların gerçekleştirilmesinden ve muhafaza süresi dolan kişisel verilerin imhasına ilişkin gerekli hatırlatmaları yapmak bakımından görevli ve yetkilidir.
Tablo 4: Kişisel veri saklama ve imha süreleri
|
VERİ TÜRÜ |
MUHAFAZA SÜRESİ |
İMHA SÜRESİ |
|
|
E-postalar ve şirket içi yazışmalar |
10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
|
|
Sözleşmeler |
Sözleşmenin sona ermesini takip eden 10 yıl boyunca |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
|
|
Müşteri Kayıtları |
Müşteri ile girilen son etkileşimi takip eden 10 yıl boyunca |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
|
|
Çalışan Kayıtları |
Çalıştıkları süre boyunca |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
|
|
Eski Çalışan Kayıtları |
İşten ayrılmalarını takip eden 10 yıl boyunca |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
|
|
Çalışan Adaylarına İlişkin Kayıtlar |
Başvuruyu takip eden 2 yıl boyunca |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
|
|
Muhasebe ve Finans Kayıtları |
5 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
|
|
Şirket İçi Şikayetler ve İlgili Belgeler |
10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
|
|
Hukuk Kayıtları |
10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
|
|
Resmi Yazışmalar |
Süresiz |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
|
|
Satınalma Kayıtları |
İş ilişkisinin sona erme tarihinden itibaren 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
|
|
Yetkili Servis Kayıtları |
İş ilişkisinin sona erme tarihinden itibaren 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
|
|
Vergi Kayıtları |
5 yıl |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
|
|
Kamera Kayıtları |
10 gün |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
|
|
Ziyaretçi Kayıtları |
120 gün |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
|
